Asistente Ejecutiva Mex

Detalles del puesto

• País:  México
• Alcance del puesto: México
• Área de Negocio: Industrial
• Disciplina: Dir. Corporativa Industrial
• Nivel de talento: NT 5 -Coord Especialista/Analista/Auxiliar/Técnico

Proposito del Puesto

Dar servicio a la dirección, administrando el flujo de llamadas, atendiendo a clientes internos y externos, administrando la logística de eventos, requerimiento de compras y presupuestando los gastos de viajes, así como ser la responsable de elegir al proveedor de hospedaje buscando siempre el mejor costo-beneficio controlando el presupuesto para una mejor administración y toma de decisión del puesto al que se apoya para el logro de objetivos en el cumplimiento de las políticas de la empresa.

Toma de Decisiones (Propias del puesto)

Acciones de reducción en gastos de viaje y gastos de suministros.

Áreas de responsabilidad (Que se hace/Cómo se hace/ Para qué se hace) - Indicador

Atender llamadas, recepción y control de correspondencia enviada y recibida, administrar agenda, solicitar y comprobar gastos para viajes de trabajo.

Analizar problemas y asignarlo al área correspondiente, darle seguimiento hasta el cumplimiento del servicio.

• Calidad de servicio al cliente final

Planear la logística de juntas de resultados y juntas de trabajo relacionadas con la gerencia general organizando actividades, coordinar material y equipo de las salas para satisfacción del cliente

• Facilitar recursos para logro de objetivos

Agendar uso de salas para reuniones de trabajo verificando la disponibilidad para satisfacción del cliente.

• Facilitar recursos para logro de objetivos

Solicitar y comprobar gastos, reservación de avión y hospedaje por medio de viaje mabe para devolución del dinero.

• Cumplimiento en políticas de gastos de viaje

Presupuestar gastos de hospedaje, vuelos, gastos de alimentos, mantenimiento de mobiliario y automóvil de la gerencia.

• Cumplimiento en políticas de gastos de viaje

Formación, Experiencia, Habilidades Clave y Red de Interacción

Formación

• Educación: Secretaria bilingue, Estudios afines
• Título – Carrera: Titulado 
• Conocimientos Especializados: Presupuestos
• Idiomas y % de dominio: Inglés 80%

Experiencia

• Años de experiencia: 5+ años
• Área: Gerencia, Dirección de planta 
• Giro de la empresa: Manufactura
• Puesto: Similar

Red de Interacción

• Superior inmediato (puesto): Gerencia de Planta, Direccion de Planta
• Subordinados (puestos): TBD
• Proveedores internos de la empresa (puestos con mayor interacción): TI, Gerencia RH, Servicios, Finanzas, Ventas, Ingeniería 
• Proveedores externos: Agencia de viajes, Hoteles, Restaurantes
• Clientes internos de la empresa (áreas principales): Gerencias y direcciones. Gerencia RH, Finanzas, Ventas, Ingeniería, TI, Servicio 
• Clientes externos: Cliente en general